Client Communications

• Author: Dianne Reis
• Pages: 35-72

1−1

CLIENT

COMMUNICATIONS

Χηαπτερ 1

Χλιεντ Χοµµυνιχατιονσ

Ι. ΧΛΙΕΝΤ ΧΟΜΜΥΝΙΧΑΤΙΟΝΣ

Α. ∆εαλινγ Ωιτη τηε Χλιεντ

♣1:01 Θυεστιονναιρεσ

♣1:02 Χονφλιχτσ οφ Ιντερεστ ∆ισχλοσυρε φορ Σπουσεσ

♣1:03 Φεε Αγρεεµεντσ

♣1:04 ∆οχυµεντινγ Νον−Ρεπρεσεντατιον

♣1:05 Ταξ Πλαννινγ Φλοωχηαρτσ

♣1:06 Χοϖερ Λεττερσ

Β. Μαλπραχτιχε Αλλεγατιονσ

♣1:10 Χλαιµ Μαψ Νοτ Αρισε Υντιλ Αφτερ Χλιεντ Ισ Υναϖαιλαβλε

♣1:11 Στατυτεσ οφ Ρεποσε

♣1:12 Πριϖιτψ οφ Χοντραχτ

♣1:13 Φυρτηερ Υνδερµινινγ οφ Πριϖιτψ ∆εφενσε

♣1:14 Χονφλιχτ οφ Ιντερεστ Βετωεεν Τεστατορ ανδ Βενεφιχιαριεσ

♣1:15 Εφφεχτ οφ Βελτ ον Εστατε Πλανσ τηατ ∆εϖιατε Φροµ τηε Ιντεσταχψ Σχηεµε

♣1:16 Εϖιδενχε οφ τηε Χλιεντσ Ιντεντ

♣1:17 Συβσταντιϖε Ισσυεσ ιν ∆εφινινγ Μαλπραχτιχε

♣1:18 Αϖοιδινγ Λιαβιλιτψ ανδ Προτεχτινγ τηε Ιντεγριτψ οφ τηε Πλαν

♣1:19 ∆οχυµεντινγ Ιντεντ

♣1:20 Τριγγερινγ τηε Στατυτε οφ Λιµιτατιονσ

ΙΙ. ΦΟΡΜΣ

Φορµ 1−1, Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (φορ Σινγλε Χλιεντ)

Φορµ 1−2, Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (φορ Μαρριεδ Χλιεντσ)

Φορµ 1−3, Εµαιλ Χοϖερ Λεττερ Τρανσµιττινγ Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (Τωο ςερσιονσ: Σινγλε

Χλιεντσ ανδ Μαρριεδ Χλιεντσ)

Φορµ 1−4, Ρεγυλαρ Μαιλ Χοϖερ Λεττερ Τρανσµιττινγ Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε

(Τωο ςερσιονσ: Σινγλε Χλιεντσ ανδ Μαρριεδ Χλιεντσ)

Φορµ 1−5, Χονφλιχτ οφ Ιντερεστ ∆ισχλοσυρε ανδ Χονσεντ το ϑοιντ Ρεπρεσεντατιον οφ Σπουσεσ

Φορµ 1−6, Φεε Αγρεεµεντ

Φορµ 1−7, ∆εχλινατιον Λεττερ

Φορµ 1−8, Νον−Ηιρε Λεττερ

Φορµ 1−9, Ινστρυχτιονσ Ρεγαρδινγ τηε Στοραγε οφ Ωιλλσ

Φορµ 1−10, Χοϖερ Λεττερ Τρανσµιττινγ Σιµπλε Ωιλλσ το α Μαρριεδ Χουπλε

Φορµ 1−11, Χοϖερ Λεττερ Τρανσµιττινγ Ωιλλσ Ωιτη Βψπασσ Τρυστσ το α Μαρριεδ Χουπλε

Φορµ 1−12, Χοϖερ Λεττερ Ρετυρνινγ Οριγιναλ ∆οχυµεντσ

♣1:01 T E P 1−2

CLIENT

COMMUNICATIONS

Ι. ΧΛΙΕΝΤ ΧΟΜΜΥΝΙΧΑΤΙΟΝΣ

Α. ∆εαλινγ Ωιτη τηε Χλιεντ

♣1:01 Θυεστιονναιρεσ

Το στρεαµλινε τηε εστατε πλαννινγ προχεσσ, ηαϖε ψουρ

χλιεντ φιλλ ουτ α θυεστιονναιρε βεφορε ψουρ µεετινγ. Ωριτ−

ινγ δοων αλλ τηε ναµεσ ανδ νυµβερσ ιν αδϖανχε αλλοωσ

βοτη ψου ανδ ψουρ χλιεντ το φοχυσ ον συβσταντιϖε ισσυεσ

ωηεν ψου µεετ.

Υσινγ α θυεστιονναιρε χαν:

 Μακε ψου µορε εφφεχτιϖε βεχαυσε ψου ωιλλ ηαϖε

α χηανχε το βεχοµε φαµιλιαρ ωιτη τηε χλιεντσ

βασιχ σιτυατιον βεφορε τηε ινιτιαλ µεετινγ, ανδ

το ιδεντιφψ τοπιχσ τηατ µεριτ φυρτηερ δισχυσσιον.

Ψου χαν αλσο τηινκ τηρουγη τηε ραµιφιχατιονσ

οφ τηε χλιεντσ γοαλσ ωιτηουτ τηε διστραχτιον οφ

αν ονγοινγ χονϖερσατιον. Φυρτηερµορε, ιφ ψου

ηαϖε φινανχιαλ ινφορµατιον ιν αδϖανχε ψου χαν

ρυν σοµε νυµβερσ ανδ πρεπαρε σοµε εστατε ταξ

σχεναριοσ ασ α ϕυµπινγ−οφφ ποιντ.

 Ενσυρε τηατ ψου δοντ φοργετ το ασκ σοµετηινγ.

Εϖεν ιφ τηερε ισ νο τιµε φορ τηε χλιεντ το χοµπλετε

α θυεστιονναιρε βεφορε τηε ινιτιαλ µεετινγ, ψου

χαν φιλλ ονε ουτ ασ τηε µεετινγ προγρεσσεσ το µακε

συρε τηατ ψου οβταιν αλλ ρεθυιρεδ ινφορµατιον.

 Γετ τηε χλιεντ ινϖεστεδ ιν τηε εστατε πλαννινγ προ−

χεσσ. Α τεστατορ ωηο ηασ χοµπλετεδ ανδ ρετυρνεδ α

θυεστιονναιρε ισ µορε λικελψ το φολλοω τηρουγη ανδ

σιγν τηε ωιλλ τηατ ισ πρεπαρεδ ασ α ρεσυλτ οφ τηε προ−

χεσσ. Φυρτηερµορε, α θυεστιονναιρε τηατ ηασ βεεν

φιλλεδ ουτ βψ τηε χλιεντ µαψ βε υσεφυλ ιν α ωιλλ

χοντεστ, ασ ιτ ωιλλ λικελψ χονταιν εϖιδενχε οφ µοστ

οφ τηε ελεµεντσ οφ µενταλ χαπαχιτψ. Χονϖερσελψ, α

θυεστιονναιρε τηατ ωασ φιλλεδ ουτ βψ σοµεονε ελσε

µιγητ βε υσεδ ασ εϖιδενχε οφ υνδυε ινφλυενχε.

ΕΞΑΜΠΛΕ:

Ιφ α µαρριεδ χουπλε ωιτη συβσταντιαλ ασσετσ ινδι−

χατεσ τηατ τηεψ αρε νοτ ΥΣ χιτιζενσ, ψου χαν βε πρε−

παρεδ το εξπλαιν θυαλιφιεδ δοµεστιχ τρυστσ.

Ιφ τηε χλιεντ ινδιχατεσ α δεσιρε το βενεφιτ α χηαρ−

ιταβλε οργανιζατιον, ψου χαν χονσιδερ ιν αδϖανχε

ωηετηερ τηε χλιεντ µιγητ βενεφιτ φροµ α χηαριταβλε

τρυστ ινστεαδ οφ αν ουτριγητ γιφτ, ανδ ωηατ ραµιφιχα−

τιονσ τηισ µιγητ ηαϖε ον οτηερ ποτεντιαλ ταξ πλαννινγ.

Α γοοδ θυεστιονναιρε ωιλλ προϖιδε:

 Α χοµπλετε πιχτυρε οφ τηε χλιεντσ φαµιλψ τρεε.

 Α γενεραλ δεσχριπτιον οφ τηε χλιεντσ ωισηεσ,

ινχλυδινγ φιδυχιαρψ απποιντµεντσ.

 Τηε φινανχιαλ ινφορµατιον νεεδεδ φορ τηε χλιεντ ανδ

αττορνεψ το µακε ϕυδγµεντσ αβουτ ταξ πλαννινγ.

 Α λιστ οφ ασσετσ τηατ αρε λικελψ το βε χοϖερεδ βψ α

βενεφιχιαρψ δεσιγνατιον ορ συρϖιϖορσηιπ αγρεεµεντ.

 Α σινγλε παγε οφ χονταχτ ινφορµατιον τηατ τηε

αττορνεψ χαν πλαχε ιν α προµινεντ ποσιτιον ιν τηε

χλιεντσ φιλε.

 Χορρεχτ σπελλινγσ οφ αλλ περτινεντ ναµεσ ανδ αδδρεσσεσ.

Τηε φορµ θυεστιονναιρεσ (ονε φορ σινγλε χλιεντσ ανδ

ανοτηερ φορ µαρριεδ χλιεντσ) αρε δεσιγνεδ το βε φιλλεδ ουτ

ειτηερ ιν λονγηανδ ορ ιν α ωορδ−προχεσσορ, ανδ χαν βε

µαιλεδ ορ εµαιλεδ το ποτεντιαλ χλιεντσ. Ωιτη µαρριεδ χλι−

εντσ, τηε θυεστιονναιρε σηουλδ βε αχχοµπανιεδ ωιτη α

χονφλιχτσ δισχλοσυρε. [Φορ χονφλιχτσ δισχλοσυρε, σεε ♣1:02.]

ΠΡΑΧΤΙΧΕ ΤΙΠ:

Φορ φορµσ χοµπλετεδ ιν λονγηανδ, ϖεριφψ τηε

σπελλινγ οφ ναµεσ ατ τηε ινιτιαλ µεετινγ. ςεριφψινγ

τηε σπελλινγ οφ ναµεσ ωιλλ πρεϖεντ µισσπελλινγσ

δυε το ηανδωριτινγ τηατ χαντ βε χλεαρλψ ρεαδ. Μισ−

σπελλεδ ναµεσ ιν δραφτσ οφτεν σηακε α χλιεντ χονφι−

δενχε ιν τηε αττορνεψ ανδ αρε εασψ το αϖοιδ.

ΦΟΡΜΣ: Σεε τηε φολλοωινγ φορµσ ατ τηε ενδ οφ τηισ χηαπτερ:

 Φορµ 1−1, Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (φορ

Σινγλε Χλιεντ).

 Φορµ 1−2, Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (φορ

Μαρριεδ Χλιεντσ).

 Φορµ 1−3, Εµαιλ Χοϖερ Λεττερ τρανσµιττινγ

Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (Τωο ςερσιονσ:

Σινγλε Χλιεντσ ανδ Μαρριεδ Χλιεντσ).

 Φορµ 1−4, Ρεγυλαρ µαιλ Χοϖερ Λεττερ τρανσµιτ−

τινγ Εστατε Πλαννινγ Θυεστιονναιρε (Τωο ςερ−

σιονσ: Σινγλε Χλιεντσ ανδ Μαρριεδ Χλιεντσ).

♣1:02 Χονφλιχτσ οφ Ιντερεστ

∆ισχλοσυρε φορ Σπουσεσ

Α λαωψερ χαννοτ ρεπρεσεντ α περσον ιφ τηε ρεπρεσεν−

τατιον οφ τηατ περσον ωουλδ αδϖερσελψ λιµιτ τηε φιρµσ

ρεσπονσιβιλιτιεσ το ανοτηερ χλιεντ. [Τεξασ ∆ισχιπλιναρψ

Ρυλεσ οφ Προφεσσιοναλ Χονδυχτ (ΡΠΧ), Ρυλε 1.06(β)(2).]

Χονφλιχτσ χαν αρισε ιν τηε εστατε πλαννινγ χοντεξτ

ωηενεϖερ α λαωψερ ρεπρεσεντσ α µαρριεδ χουπλε, ορ ρεπ−

ρεσεντσ ανψ τωο µεµβερσ οφ τηε σαµε φαµιλψ. [Σεε ΡΠΧ,

Ρυλε 1.06, Χοµµεντ 15.]

ΕΞΑΜΠΛΕ:

Ιφ α µαρριεδ χουπλε οωνσ προπερτψ ϕοιντλψ, ανδ

Ηυσβανδ ωαντσ το λεαϖε ηισ σηαρε το ηισ µοτηερ βυτ

Ωιφε εξπεχτσ το ινηεριτ τηε εντιρε ασσετ, τηε αττορνεψ

ωιλλ φαχε α χονφλιχτ οφ ιντερεστ ιφ ηε αττεµπτσ το ρεπρε−

σεντ βοτη σπουσεσ. Ιφ τηε σπουσεσ χαννοτ ρεαχη αγρεε−

µεντ ον τηισ ισσυε, τηε αττορνεψ ωουλδ προβαβλψ ηαϖε

το ωιτηδραω φροµ τηε ρεπρεσεντατιον οφ βοτη οφ τηεµ.

1−3 C C ♣1:03

CLIENT

COMMUNICATIONS

Σοµε χονφλιχτσ χαννοτ εασιλψ βε ρεσολϖεδ βψ ωιτη−

δραωαλ αφτερ τηε φαχτ.

ΕΞΑΜΠΛΕ:

Αν Αττορνεψ πρεπαρεσ ωιλλσ φορ α χουπλε ιν α

σεχονδ µαρριαγε ωηο ηαϖε δεχιδεδ το λεαϖε εϖερψ−

τηινγ το εαχη οτηερ, δεσπιτε τηε φαχτ τηατ τηεψ βοτη

ηαϖε χηιλδρεν φροµ πρεϖιουσ µαρριαγεσ. Τωο ψεαρσ

λατερ, Ωιφε ασκσ Αττορνεψ το πρεπαρε α χοδιχιλ λεαϖ−

ινγ παρτ οφ ηερ εστατε το ηερ χηιλδρεν, ανδ τελλσ ηιµ

τηατ σηε δοεσντ ωαντ Ηυσβανδ το φινδ ουτ αβουτ

τηε χοδιχιλ. Αττορνεψ νοω ηασ α χονφλιχτ οφ ιντερεστ

βεχαυσε Ρυλε 1.05 προηιβιτσ Αττορνεψ φροµ ρεϖεαλ−

ινγ ινφορµατιον γιϖεν βψ Ωιφε ιν χονφιδενχε, ψετ

Αττορνεψ ηασ α δυτψ υνδερ Ρυλε 1.03(β) το γιϖε

Ηυσβανδ αλλ τηε ινφορµατιον ηε νεεδσ το µακε

ινφορµεδ δεχισιονσ ωιτη ρεγαρδ το τηε ρεπρεσεντα−

τιον. Βεχαυσε Ηυσβανδ ισ λικελψ το ωαντ το χηανγε

ηισ ωιλλ ιφ ηε λεαρνσ τηατ Ωιφε ηασ χηανγεδ ηερσ, τηισ

ινφορµατιον ισ χλεαρλψ ρελεϖαντ ανδ νεχεσσαρψ, ανδ

τηερε ισ α λικελιηοοδ τηατ Ηυσβανδ ωιλλ βε δισαδϖαν−

ταγεδ ιφ ηε ισ νοτ τολδ. (Αν ιµπορταντ τηινγ το νοτε

ηερε ισ τηατ χλιεντσ χαννοτ ωαιϖε Ρυλε 1.03(β), βυτ

1.05 χονταινσ σεϖεραλ εξχεπτιονσ, ινχλυδινγ βοτη

εξπλιχιτ ανδ ιµπλιεδ ωαιϖερ.)

Εϖεν ιφ Αττορνεψ φορµαλλψ ωιτηδραωσ φροµ τηε

ρεπρεσεντατιον υνδερ τηε αβοϖε σχεναριο, ηε ισ στιλλ

χοµπροµισινγ Ωιφεσ χονφιδενχε, βεχαυσε Ηυσ−

βανδ ωιλλ συσπεχτ τηατ σοµετηινγ ισ υπ. Τηερε ισ νο

σολυτιον το τηισ προβλεµ. Νο µαττερ ωηατ Αττορνεψ

δοεσ, ειτηερ Ωιφε ορ Ηυσβανδ (ορ βοτη) ωιλλ νοτ γετ

τηε τρεατµεντ τηατ ηε ορ σηε ωαντσ ανδ ισ εντιτλεδ το

ρεχειϖε φροµ Αττορνεψ.

Ηοωεϖερ, τηισ τψπε οφ χονφιδεντιαλιτψ προβλεµ χαν

βε αδδρεσσεδ ιν αδϖανχε, ατ τηε βεγιννινγ οφ τηε ρεπρε−

σεντατιον. Βοτη σπουσεσ χαν αγρεε το παρτιαλλψ ωαιϖε τηε

χονφιδεντιαλιτψ ρυλεσ, σο τηατ Αττορνεψ ισ νοτ ρεθυιρεδ το

κεεπ σεχρετσ βετωεεν τηε τωο οφ τηεµ. [Ρυλε 1.05(χ)(1).]

Α ωριττεν χονσεντ χαν αλσο χονταιν αν αχκνοωλεδγεµεντ

τηατ τηε σπουσεσ αρε αωαρε τηατ τηε αττορνεψ ωιλλ ωιτηδραω

φροµ τηε ρεπρεσεντατιον ιφ α χονφλιχτ αρισεσ. Τηυσ, βοτη χλι−

εντσ αρε προπερλψ φορεωαρνεδ αβουτ ωηατ χουλδ δεϖελοπ,

ανδ χαν µακε τηειρ πλανσ αχχορδινγλψ.

Ιτ χαν αλσο βε ηελπφυλ φορ τηε αγρεεµεντ το αλλοω

τηε αττορνεψ το αχχεπτ ινστρυχτιονσ ανδ ινφορµατιον φροµ

ειτηερ σπουσε. Τηυσ, φορ εξαµπλε, τηε ωιφε χαν χοµµυ−

νιχατε αλλ οφ τηε χηανγεσ ανδ χορρεχτιονσ το βε µαδε το

βοτη ωιλλσ, ανδ τηε αττορνεψ δοεσ νοτ νεεδ το χονφιρµ ωιτη

τηε ηυσβανδ.

Τηε φορµ εντιτλεδ Χονφλιχτ οφ Ιντερεστ ∆ισχλοσυρε ανδ

Χονσεντ το ϑοιντ Ρεπρεσεντατιον οφ Σπουσεσ χονταινσ βοτη

α ωαιϖερ οφ χονφιδεντιαλιτψ ανδ α χονσεντ το ωιτηδραω−

αλ, βυτ δοεσ νοτ οβλιγατε τηε χλιεντσ το παψ φορ ανψ λεγαλ

σερϖιχεσ. Ιτ ισ δεσιγνεδ το βε σιγνεδ βψ τηε χλιεντσ ωηεν

τηεψ φιλλ ουτ τηε θυεστιονναιρε (ωηιχη µαψ χονταιν χονφι−

δεντιαλ ινφορµατιον), βυτ βεφορε τηεψ ηαϖε µετ ωιτη ανδ

δεχιδεδ το ηιρε τηε αττορνεψ.

Τηε χονφλιχτ οφ ιντερεστ δισχλοσυρε αλσο ινχλυδεσ τηε

ρεθυιρεδ νοτιχε αβουτ τηε στατε βαρσ αττορνεψ δισχιπλιναρψ

προχεδυρεσ. [Γοϖ Χ ♣81.079(β).] Ιφ τηε ρεπρεσεντατιον

ενδσ υπ βεινγ χαρριεδ ουτ ωιτηουτ α ωριττεν φεε αγρεε−

µεντ, τηε χλιεντσ ωιλλ στιλλ ηαϖε βεεν προϖιδεδ ωιτη τηισ

ινφορµατιον. [Φορ µορε ον τηισ νοτιχε, σεε ♣1:03, Φεε

Αγρεεµεντσ.]

ΦΟΡΜΣ: Σεε τηε φολλοωινγ φορµ ατ τηε ενδ οφ τηισ χηαπτερ:

 Φορµ 1−5, Χονφλιχτ οφ Ιντερεστ ∆ισχλοσυρε ανδ

Χονσεντ το ϑοιντ Ρεπρεσεντατιον οφ Σπουσεσ.

♣1:03 Φεε Αγρεεµεντσ

Φεε αγρεεµεντσ χονφιρµ τηατ ψου ηαϖε βεεν ρεταινεδ,

ανδ χλαριφψ ηοω ψου ωιλλ βε παιδ. Φεε αγρεεµεντσ χαν

αλσο λιµιτ τηε σχοπε οφ ρεπρεσεντατιον, ανδ ιµποσε οτηερ

οβλιγατιονσ ον βοτη χλιεντ ανδ αττορνεψ.

Τηε Φορµ Αγρεεµεντ φορ Λεγαλ Σερϖιχεσ ινχλυδεσ

τηε φολλοωινγ προϖισιονσ:

Παραγραπη 2: Ρατε ανδ Σερϖιχεσ

 Τηισ παραγραπη σπεχιφιεσ ειτηερ ψουρ ηουρλψ

ρατε ορ φλατ φεε, τηεν λιστσ τηε σερϖιχεσ τηατ ωιλλ

βε προϖιδεδ (ι.ε., πρεπαρατιον ανδ εξεχυτιον οφ

ωιλλσ, πρεπαρατιον οφ βενεφιχιαρψ δεσιγνατιονσ,

χονσυλτατιον ασ νεεδεδ, ετχ.).

 Ιφ ψου αρε χηαργινγ βψ τηε ηουρ, τηισ σπαχε µιγητ

αλσο χονταιν, Ανψ οτηερ ρελατεδ λεγαλ ωορκ, ασ

διρεχτεδ βψ Χλιεντ.

 Τηε ιµπορταντ τηινγ ισ το σπεχιφψ ωηατ τηε

αττορνεψ ισ ρεσπονσιβλε φορ, ανδ το χλαριφψ τηατ

τηε αττορνεψ ισ νοτ ρεσπονσιβλε φορ ανψτηινγ τηατ

ισντ λιστεδ, υνλεσσ τηε αγρεεµεντ ισ αµενδεδ.

Παραγραπη 3: Παψµεντ

 Τηισ παραγραπη στατεσ ωηεν τηε φεεσ ωιλλ βε παιδ.

Τηε φορµ στατεσ τηατ τηε φεεσ µυστ βε παιδ ωηεν τηε

φιναλ δοχυµεντσ αρε εξεχυτεδ, ορ σιξ µοντησ αφτερ

τηε δατε οφ τηε αγρεεµεντ, ωηιχηεϖερ χοµεσ φιρστ.

Τηυσ, τηε χλιεντσ δοντ ηαϖε το παψ φορ τηε ωιλλσ

υντιλ τηεψ αρε σιγνεδ, βυτ τηε αττορνεψ στιλλ ηασ αν

ουτ ιφ τηε χλιεντ προχραστινατεσ. Αλτερνατιϖελψ, τηισ

σεχτιον µιγητ προϖιδε σιµπλψ φορ µοντηλψ βιλλινγ.

Παραγραπη 4: Αδϖανχε φεε

 Τηισ παραγραπη προϖιδεσ φορ αν αδϖανχε φεε φορ

τηε αττορνεψ, ανδ στατεσ τηατ νο ωορκ ωιλλ βε

δονε υντιλ τηε φεε ισ ρεχειϖεδ. Ιτ αλσο χλαριφιεσ

τηατ τηε αδϖανχε φεε ωιλλ βε αππλιεδ το τηε υλτι−

µατε βιλλ; ιτ ισ νοτ α νονρεφυνδαβλε ρεταινερ.

Παραγραπη 5: Λιµιτατιον οφ ρεπρεσεντατιον