Deposing & examining the rule 30(b)(6) witness

• Author: Tod F. Schleier
• Pages: 1013-1054

D&E: RULE 30(B)(6)

WITNESS

9-1

CHAPTER 9

DEPOSING & EXAMINING

THE RULE 30(B)(6) WITNESS

I. GOVERNING PRINCIPLES

A. Rule 30(b)(6) of the Federal Rules of Civil Procedure

§9:01 Text

§9:02 The Rule 30(b)(6) Deposition Is Unique

§9:03 The Rule 30(b)(6) Notice of Deposition

§9:04 Selecting the Proper Rule 30(b)(6) Deponent

§9:05 The Duty Under the Rule to Prepare the Rule 30(b)(6) Designee

§9:06 Preparing the Rule 30(b)(6) Deponent

§9:07 The Scope of Questioning at a Rule 30(b)(6) Deposition

II. DEPOSITION OF RULE 30(B)(6) CORPORATE REPRESENTATIVE

ABOUT ELECTRONICALLY STORED INFORMATION

§9:08 Deposition Questions Concerning Electronically Stored Information

FORMS

9-A Notice of Deposition for Rule 30(b)(6) Corporate Representative

9-A-1 Alternative Notice of Deposition for Rule 30(b)(6) Corporate Representative With Warnings

9-B Motion for Sanctions

9-C Defendant’s Emergency Motion for Protective Order Re: Rule 30(b)(6) Deposition

9-D Plaintiff’s Response to Defendant’s Emergency Motion for Protective Order

9-E Plaintiff’s Motion for Sanctions Regarding Defendant’s Willful Destruction of Evidence

D&E: RULE 30(B)(6)

WITNESS

(Τηισ παγε ιντεντιοναλλψ λεφτ βλανκ.)

D&E: RULE 30(B)(6)

WITNESS

9-3 Deposing & Examining the Rule 30(b)(6) Witness §9:01

“See no evil, hear no evil, speak no evil.” Confucius’s Code of Conduct

PURPOSE AND SCOPE OF CHAPTER

Rule 30(b)(6) of the Federal Rules of Civil Procedure requires a corporation, partnership, association,

or governmental agency to testify on its behalf on any relevant matter (“Rule 30(b)(6) witness”). The use of

Rule 30(b)(6) poses benef‌its and risks to both employees and employers in discrimination cases, as will be

more fully explained in this chapter. These witnesses can provide testimony for parties about the legal claims

and aff‌irmative defenses of an employer, and how a corporation organizes electronically stored information

(“ESI”) and corporate document destruction policies; they can also provide testimony about the employer’s

business. This testimony can have signif‌icant evidentiary value for motion practice and trial. Moreover, the

failure of an employer to choose the proper Rule 30(b)(6) witness can also have devastating consequences

for the employer if not carefully done.

This chapter will discuss the requirements of Rule 30(b)(6) of the Federal Rules of Civil Procedure. It will

analyze the preparation of the Rule 30(b)(6) Notice of Deposition and the factors to be considered by the

employer in designating and preparing these witnesses. The chapter will also analyze the conf‌licting deci-

sions of various courts that provide some limited guidance about the Rule, the potential consequences when

a defendant produces an inadequate witness, and some of the evidentiary considerations of such a failure. A

sample Rule 30(b)(6) Notice of Deposition and a Motion for Sanctions are also included. Finally, the chap-

ter contains a pattern deposition for a Rule 30(b)(6) witness for deposition practice and practical strategies,

examples, tactics, and tips for successfully deposing and defending the deposition of Rule 30(b)(6) witnesses.

I. GOVERNING PRINCIPLES

A. Rule 30(b)(6) of the Federal Rules of Civil Procedure

§9:01 Text

Α παρτψ το λιτιγατιον µαψ ισσυε α νοτιχε το α χορπορατε εντιτψ ορ οτηερ οργανιζατιον το αππεαρ φορ δεποσιτιον

πυρσυαντ το Ρυλε 30(β)(6) οφ τηε Φεδεραλ Ρυλεσ οφ Χιϖιλ Προχεδυρε. ςιρτυαλλψ εϖερψ στατε ηασ α σιµιλαρ ρυλε γοϖερνινγ

τηε προδυχτιον οφ α χορπορατε ρεπρεσεντατιϖε φορ δεποσιτιον. Ρυλε 30(β)(6) προϖιδεσ: Α παρτψ µαψ ιν τηε παρτψσ

νοτιχε ανδ ιν α συβποενα ναµε ασ α δεπονεντ α πυβλιχ ορ πριϖατε χορπορατιον ορ α παρτνερσηιπ ορ ασσοχιατιον ορ

γοϖερνµενταλ αγενχψ ανδ δεσχριβε ωιτη ρεασοναβλε παρτιχυλαριτψ τηε µαττερσ ον ωηιχη εξαµινατιον ισ ρεθυεστεδ.

Ιδ. Τηε Ρυλε ρεθυιρεσ τηε οργανιζατιον το δεσιγνατε ονε ορ µορε περσονσ το τεστιφψ ον ιτσ βεηαλφ ρεγαρδινγ τηε συβϕεχτ



Εσπεχιαλλψ ιµπορταντ ιν εµπλοψµεντ λιτιγατιον, Ρυλε 30(β)(6) εξπρεσσλψ αυτηοριζεσ α παρτψ το ναµε ασ α

δεπονεντ α γοϖερνµενταλ αγενχψ. Ιδ. Τηυσ, α γοϖερνµεντ αγενχψ, ωηεν προϖιδεδ νοτιχε υνδερ Ρυλε 30(β)(6),

ηασ τηε δυτψ το ναµε ανδ προδυχε ονε ορ µορε περσονσ ωηο χονσεντ το τεστιφψ ον ιτσ βεηαλφ ασ το µαττερσ κνοων

ορ ρεασοναβλψ αϖαιλαβλε το τηε οργανιζατιον. Υνιτεδ Στατεσ ϖ. Ηεαλτη Αλλιανχε οφ Γρεατερ Χινχιννατι, 2009 ΩΛ

5227661, ατ ∗2 (Σ.∆.Οηιο Νοϖ. 20, 2009). Λικε ανψ ορδιναρψ λιτιγαντ, τηε γοϖερνµεντ µυστ αβιδε βψ τηε Φεδεραλ

Ρυλεσ οφ Χιϖιλ Προχεδυρε. Ιτ ισ νοτ εντιτλεδ το σπεχιαλ χονσιδερατιον χονχερνινγ τηε σχοπε οφ δισχοϖερψ[.] ΣΕΧ ϖ.

Χολλινσ & Αικµαν Χορπ., 256 Φ.Ρ.∆. 403, 414 (Σ.∆. Ν.Ψ. 2009).

Χονγρεσσ αµενδεδ Ρυλε 30(β)(6) ιν 1970 το πλαχε τηε βυρδεν ον τηε οργανιζατιοναλ εντιτψ το δεσιγνατε τηε

αππροπριατε ρεπρεσεντατιϖε(σ) το τεστιφψ ον ιτσ βεηαλφ. Σεε Φεδ. Ρ. Χιϖ. Π. 30(β)(6) αδϖισορψ χοµµιττεεσ νοτε. Τηερε

ωερε σεϖεραλ πυρποσεσ φορ τηε αµενδµεντ. Σεε ιδ

τηε δεποσιτιον ιν δετερµινινγ ωηετηερ α παρτιχυλαρ οργανιζατιοναλ εµπλοψεε ωασ α µαναγινγ αγεντ. Ιδ. Σεχονδ,

−

   Ιδ.; σεε Ηανεψ ϖ. Ωοοδωαρδ &

Λοτηροπ, Ινχ., 330 Φ.2δ 940, 944 (4τη Χιρ. 1964); Ωιλσον ϖ. Λακνερ, 228 Φ.Ρ.∆. 524, 528 (∆.Μδ. 2005). Οβϖιουσλψ,



το βε βανδιεδ φροµ ονε χορπορατε ρεπρεσεντατιϖε το ανοτηερ το σεαρχη φορ α δεπονεντ ωηο χαν προϖιδε α ρεσπονσε

τηατ ωουλδ βε βινδινγ ον τηε χορπορατιον. Ιν οτηερ ωορδσ, τηε Ρυλε αιµσ το πρεϖεντ α χορπορατε δεφενδαντ φροµ