Requests for production

• Author: William M. Audet/Kimberly A. Fanady/David Ling Y. Kuang
• Pages: 183-214

REQUESTS FOR

PRODUCTION

6-1

CHAPTER 6:

REQUESTS FOR

PRODUCTION

TASKS

Task 35 Depose Custodian of Records

Task 36 Propound Requests to Produce

Task 37 Respond to Requests to Produce

Task 38 Produce and Inspect Documents and Things

Task 39 Determine Whether to Compel Production

FORMS

Form 10 Requests for Production of Documents

Form 11 Responses to Request for Production

REQUESTS FOR

PRODUCTION

(Τηισ παγε ιντεντιοναλλψ λεφτ βλανκ.)

REQUESTS FOR

PRODUCTION

6-3 Depose Custodian of Records Task 35

TASK 35

Depose Custodian of Records

I. WHAT AND WHY

Α. Α ρεχορδσ χυστοδιαν µυστ σιµπλψ βε φαµιλιαρ ωιτη τηε χοµπανψσ ρεχορδκεεπινγ πραχτιχεσ. Λεε ϖ. Χλεϖελανδ

Χλινιχ Φουνδ, 676 Φ. Αππξ 488, 501 (6τη Χιρ. 2017). Τψπιχαλλψ, συχη α περσον ωιλλ ηαϖε κνοωλεδγε οφ α

παρτψσ ρεχορδ µαιντενανχε ανδ ρετεντιον πολιχιεσ ανδ πραχτιχεσ. Παρτιεσ φρεθυεντλψ ρεσιστ αττεµπτσ το δεποσε

τηειρ ρεχορδσ χυστοδιαν, βυτ χουρτσ ωιλλ οφτεν εντερταιν συχη αν αττεµπτ, σο λονγ ασ τηε δεποσιτιον νοτιχε ανδ

νεεδ ισ ρεασοναβλψ δεµονστρατεδ. ∆αϖεσ ϖ. Μοργαν Τιρε & Αυτο, Ινχ., Νο. 3:08Χς−00178−Σ, 2010 Υ.Σ. ∆ιστ.

ΛΕΞΙΣ 72532, ατ ∗6 (Ω.∆. Κψ. ϑυλψ 19, 2010) (ιφ τηε ρεχορδσ αρε ιν φαχτ, ασ ιτ αππεαρσ µοστ λικελψ το βε τηε

χασε, βυσινεσσ ρεχορδσ, τηεν τηε ρεχορδσ χυστοδιαν ισ αν αππροπριατε δεπονεντ το λαψ τηε φουνδατιον φορ τηειρ

ποσσιβλε αδµισσιβιλιτψ ατ τριαλ.); σεε αλσο ϑοηνσον ϖ. Γµεινδερ, 191 Φ.Ρ.∆. 638, 650 (∆. Καν. 2000) (αλλοωινγ

ρεχορδσ χυστοδιαν δεποσιτιον ωιτη λιµιτατιονσ); χοντραστ ωιτη, Ρενσσελαερ Πολψτεχηνιχ Ινστ. ϖ. Αππλε Ινχ., Χιϖιλ

Αχτιον Νο. 1:13−Χς−0633 (∆ΕΠ), 2014 ΩΛ 1871866, 2014 Υ.Σ. ∆ιστ. ΛΕΞΙΣ 63413, ατ ∗19−21 (Ν.∆.Ν.Ψ. Μαψ

8, 2014) (δενψινγ ρεχορδσ χυστοδιαν δεποσιτιον, δεσπιτε τηε χουρτ πρεϖιουσλψ ινϖιτινγ ονε, δυε το προπουνδινγ

παρτψ γοινγ φαρ βεψονδ ωηατ τηε χουρτ ενϖισιονεδ). Ωιτη τηισ µινδ, ψου σηουλδ δεποσε αν εντιτψσ ρεχορδσ

χυστοδιαν το λεαρν:

1. Τηε τψπεσ οφ ρεχορδσ τηε εντιτψ γενερατεσ, ε.γ., τελεπηονε µεσσαγεσ, ιντερναλ µεµορανδα, µεετινγ µινυτεσ.

2. Τηε τψπεσ οφ ρεχορδσ τηε εντιτψ κεεπσ.

 ε.γ.   



 ε.γ.

5. Τηε λοχατιονσ οφ ρεχορδσ.

6. Ηοω τηε εντιτψ µαινταινσ ρεχορδσ, ε.γ., ον ηαρδ χοπψ, χοµπυτερ στοραγε, ορ χλουδ στοραγε.

7. Τηε εντιτψσ ρεχορδ δεστρυχτιον πολιχψ.

8. Ωηο ισ ιν χηαργε οφ µαινταινινγ ρεχορδσ.

9. Ωηο ισ ιν χηαργε οφ διστριβυτινγ ρεχορδσ ιντερναλλψ ανδ δετερµινινγ τηε διστριβυτιον πατη.

10. Ηοω τηε ρεχορδ σψστεµ αχτυαλλψ ωορκσ ϖερσυσ ηοω ιτ ισ συπποσεδ το ωορκ.

11. Ωιτη τηε πρεϖαλενχε οφ ελεχτρονιχ δατα (ανδ σπεχιαλιζεδ τεχηνιχαλ κνοωλεδγε τηατ ισ ρεθυιρεδ το µαινταιν

τηε ΙΤ δεπαρτµεντ), παρτιεσ σηουλδ βε χογνιζαντ οφ αλσο δεποσινγ ΕΣΙ−κνοωλεδγεαβλε ινδιϖιδυαλσ ωηο µαψ

ορ µαψ νοτ αλσο βε τηε χυστοδιαν οφ ρεχορδσ ιν ορδερ το λεαρν µορε αβουτ ελεχτρονιχ δατα ρετεντιον πολιχιεσ.

Σεε, ε.γ., Ποωερ Αναλψτιχσ Χορπ. ϖ. Οπερατιον Τεχη., Ινχ., Νο. ΣΑΧς 16−1955 ϑΑΚ (ΦΦΜξ), 2017 Υ.Σ.

∆ιστ. ΛΕΞΙΣ 166458, ατ ∗7 (Χ.∆. Χαλ. Μαρ. 20, 2017) (χοµπελλινγ α παρτψ το ιδεντιφψ τηε χυστοδιαν οφ

ρεχορδσ φορ ΕΣΙ µαναγεµεντ ανδ ιτσ οργανιζατιον, ρετεντιον, πρεσερϖατιον, ανδ δεστρυχτιον).

Β. Τηισ ινφορµατιον µαψ ηελπ ψου οβταιν δοχυµεντσ ψου νεεδ βεχαυσε ψου χαν:

 

2. Προπερλψ ιδεντιφψ δοχυµεντσ.

3. Κνοω ωηατ δοχυµεντσ τηε εντιτψ ηασ. Σεε γενεραλλψ, Ρενσσελαερ Πολψτεχηνιχ Ινστ. ϖ. Αππλε Ινχ., Χιϖιλ

Αχτιον Νο. 1:13−Χς−0633 (∆ΕΠ), 2014 ΩΛ 1871866, 2014 Υ.Σ. ∆ιστ. ΛΕΞΙΣ 63413, ατ ∗19−20 (Ν.∆.Ν.Ψ.

Μαψ 8, 2014) (ενϖισιονινγ τηατ ανψ ρεχορδ χυστοδιαν δεποσιτιον ωουλδ βροαδλψ δεσχριβε τηε σψστεµ

φορ ρεταινινγ ρεχορδσ ανδ τηε ρεχορδ ρετεντιον πολιχψ οφ α παρτψ, ανδ ωουλδ ιδεντιφψ τηε χυστοδιαν οφ τηε

 

φοχυσεδ ρεθυεστ φορ τηε προδυχτιον οφ δοχυµεντσ βασεδ υπον ωηατ ωασ λεαρνεδ δυρινγ τηε δεποσιτιον.).

Χ. ∆εποσινγ α ρεχορδσ χυστοδιαν χαν ηελπ ψου ιµπεαχη τηε εντιτψσ χρεδιβιλιτψ.

1. Α µοτιον το χοµπελ προδυχτιον οφ δοχυµεντσ (σεε

στρονγ εϖιδενχε τηατ τηε εντιτψ µαινταινσ τηε δοχυµεντσ ατ ισσυε.

2. Ιφ τηε εντιτψ δοεσ νοτ προδυχε ρεθυεστεδ δοχυµεντσ, ατ τριαλ ψου µαψ σηοω ωηατ τψπεσ οφ δοχυµεντσ τηε

εντιτψ υσυαλλψ µαινταινσ ανδ τηατ τηε εντιτψσ φαιλυρε το προδυχε τηεµ συγγεστσ ιτ ισ ηιδινγ σοµετηινγ.

∆. ∆εποσινγ α ρεχορδσ χυστοδιαν χαν ηελπ ψου θυαλιφψ τηε εντιτψσ δοχυµεντσ ασ βυσινεσσ ρεχορδσ υνδερ ΦΡΕ

   

