Private sector business records
| Author | Ashley S. Lipson |
| Pages | 297-334 |
PRIVATE SECTOR
BUSINESS RECORDS
22-1
CHAPTER 22
PRIVATE SECTOR
BUSINESS RECORDS
§22.100 INTRODUCTION
§22.200 BASIC FOUNDATIONS FOR BUSINESS RECORDS
§22.201 The Uniform Business Records As Evidence Act
§22.300 OPPOSITION CHECKLIST
§22.400 SPECIFIC RECORDS
§22.401 Accident Reports
§22.402 Appraisals
§22.403 Bills and Statements of Account
§22.403(a) Bills of Lading
§22.403(b) Charge Slips
§22.403(c) Bills of Sale
§22.403(d) Invoices
§22.403(e) Statements of Benefits or Contributions
§22.403(f) Financial Statements and Records
§22.403(g) Receipts
§22.403(h) Estimates of Repairs
§22.404 Business Logs, Memos and Orders
§22.404(a) Business Logs
§22.404(b) Suspension Orders
§22.405 Banking Records
§22.405(a) Canceled Checks
§22.405(b) Deposit Slips
§22.405(c) Account Applications
§22.406 Computer-Generated Documents
§22.407 Consumer Complaints
§22.408 Corporate Memos
§22.408(a) Corporate Minutes and Resolutions
§22.409 Customer Lists
§22.410 DNA Matching Test Results
§22.411 E-Mail
PRIVATE SECTOR
BUSINESS RECORDS
Is It Admissible? 22-2
§22.412 Employment Records
§22.412(a) Payroll Scales
§22.412(b) Time Cards
§22.412(c) Audits of Payroll Records
§22.413 Garbage
§22.414 Industry and Trade Standards
§22.415 Insurance Records
§22.415(a) Insurance Reports of Accident or Incident
§22.416 Letters
§22.416(a) Service Bulletins, Warnings and Notices to Customers
§22.416(b) Settlement Letters
§22.417 Lie Detector Results
§22.418 Manufacturer Specification Booklets
§22.418(a) Training Manuals
§22.419 Maps
§22.420 Medical and Hospital Records
§22.420(a) Doctors’ Notations
§22.420(b) Nursing Home Records
§22.420(c) Physicians’ Letters
§22.420(d) Nurses’ Notes
§22.420(e) Ambulance Call Report
§22.421 Medical Bills
§22.422 Mortgage Applications
§22.423 MRI (Magnetic Resonance Imaging) Test Results
§22.424 Polygraph Test Results
§22.425 Reports, In General
§22.425(a) Personnel Records
§22.425(b) Engineering Repor ts
§22.426 Sales Agreements/Contracts
§22.427 Scientific Reports
§22.427(a) Exper ts’ Reports
§22.428 Summaries
§22.429 Telephone Logs and Bills
§22.430 Thermographic Test Results
§22.431 Toxicology and Safety Tests
§22.432 Trade Secrets
§22.433 Vote Buying Account Records
§22.434 Comments and Notations
§22.435 School Records
§22.436 Integrated, Combined or Derived Records
§22.437 Document Drafts
§22.438 Internet Access Records
PRIVATE SECTOR
BUSINESS RECORDS
22-3 Private Sector Business Records §22.100
§22.100 INTRODUCTION
Τηε µοστ−υσεδ φουνδατιον τοολ φορ δοχυµεντσ, βψ
φαρ, ισ τηε βυσινεσσ ρεχορδσ εξχεπτιον το τηε ηεαρσαψ ρυλε.
Τηατ εξχεπτιον, δυρινγ ιτσ λενγτηψ ϕουρνεψ οϖερ ψεαρσ
οφ χοµµον λαω, ηασ αχθυιρεδ α ϖαριετψ οφ ναµεσ: τηε
Σηοπβοοκ Ρυλε, τηε Νεω Ψορκ Ρυλε, ανδ τηε Βυσινεσσ
Εντρψ Ρυλε, το ναµε α φεω.
Τηε δραφτερσ οφ τηε Φεδεραλ Ρυλεσ οφ Εϖιδενχε,
εξπανδινγ τηε χονχεπτ το αλλ ρεγυλαρλψ χονδυχτεδ αχτιϖ−
ιτιεσ. Ασ α µαττερ οφ φαχτ, Ρυλε 803(6) ισ τιτλεδ Ρεχορδσ
οφ α Ρεγυλαρλψ Χονδυχτεδ Αχτιϖιτψ. Ιτ ενχοµπασσεσ:
Α ρεχορδ οφ αν αχτ, εϖεντ, χονδιτιον, οπινιον,
ορ διαγνοσισ ιφ:
(Α) τηε ρεχορδ ωασ µαδε ατ ορ νεαρ τηε τιµε
βψορ φροµ ινφορµατιον τρανσµιττεδ
βψσοµεονε ωιτη κνοωλεδγε;
1 Ιν ρε Γρανδ ϑυρψ Προχεεδινγ, 473 Φ.Συππ.2δ 201 (∆.Μασσ., 2007). Ιν ορδερ το εσταβλιση τηατ δοχυµεντσ φαλλ ωιτηιν τηε σχοπε οφ τηε ρεγυλαρ−
λψ−χονδυχτεδ βυσινεσσ αχτιϖιτψ ηεαρσαψ εξχεπτιον, τηε ρεχορδ κεεπερ µιγητ βε χαλλεδ υπον το τεστιφψ ασ το ωηετηερ: (1) τηε ρεχορδσ ωερε µαδε
ατ ορ νεαρ τηε τιµε οφ τηε αχτσ, εϖεντσ, χονδιτιονσ, οπινιονσ, ορ διαγνοσεσ σετ φορτη τηερειν; (2) τηε ρεχορδσ ωερε µαδε βψ, ορ φροµ ινφορµατιον
τρανσµιττεδ βψ, α περσον ωιτη κνοωλεδγε; (3) τηε ρεχορδσ ωερε κεπτ ιν τηε χουρσε οφ α ρεγυλαρλψ χονδυχτεδ βυσινεσσ αχτιϖιτψ; ανδ (4) ιτ ωασ
τηε ρεγυλαρ πραχτιχε οφ τηατ βυσινεσσ αχτιϖιτψ το µακε τηε ρεχορδ.
Βιρτ ϖ. Φιρστενεργψ Χορπ., 891 Α.2δ 1281 (Πα.Συπερ, 2006). Τηε τριαλ χουρτ προπερλψ αδµιτσ α βυσινεσσ ρεχορδ ιφ τηε εϖιδενχε σηοωσ τηατ
ιτ ορ ωασ χονϖερσαντ ωιτη τηε νεχεσσιτψ φορ ιτσ πρεπαρατιον ανδ χυστοδψ. Μορεοϖερ, φορ εϖιδενχε το βε αδµισσιβλε ασ α βυσινεσσ ρεχορδ, α
φουνδατιον µυστ βε λαιδ τηρουγη τηε τεστιµονψ οφ α ωιτνεσσ ινδιχατινγ τηατ ηε ορ σηε ισ φαµιλιαρ ωιτη τηε µετηοδ οφ κεεπινγ τηε ρεχορδσ.
Χιτψ οφ Χηιχαγο ϖ. Ολδ Χολονψ Παρτνερσ, 364 Ιλλ.Αππ.3δ 806, 847 Ν.Ε.2δ 565, 301 Ιλλ.∆εχ. 555 (2006). Φορ πυρποσεσ οφ εσταβλισηινγ α
προπερ φουνδατιον φορ αδµισσιον οφ βυσινεσσ ρεχορδσ, ανψονε φαµιλιαρ ωιτη τηε βυσινεσσ ανδ ιτσ προχεδυρεσ µαψ τεστιφψ ασ το τηε µαννερ ιν
ωηιχη ρεχορδσ αρε πρεπαρεδ ανδ τηε γενεραλ προχεδυρεσ φορ µαινταινινγ συχη ρεχορδσ ιν τηε ορδιναρψ χουρσε οφ βυσινεσσ. Α δοχυµεντ ισ νοτ
ιναδµισσιβλε ασ ουτσιδε τηε βυσινεσσ ρεχορδσ εξχεπτιον το τηε ηεαρσαψ ρυλε σιµπλψ βεχαυσε ιτ ωασ πρεπαρεδ βψ α τηιρδ παρτψ αυτηοριζεδ το αχτ
φορ τηε βυσινεσσ.
Εµιγραντ Μορτγαγε Χοµπανψ, Ινχ. ϖ. ∆Αγοστινο, 896 Α.2δ 814, 94 Χονν.Αππ. 793 (2006). Γενεραλλψ, αυτηεντιχατιον ισ α νεχεσσαρψ
πρελιµιναρψ προχεδυρε φορ τηε ιντροδυχτιον οφ εϖιδενχε φορ µοστ ωριτινγσ. Α προπονεντ µαψ αυτηεντιχατε α δοχυµεντ βψ δεµονστρατινγ προοφ
οφ αυτηορσηιπ οφ συχη ωριτινγσ. Α ωριτινγ µαψ βε αυτηεντιχατεδ βψ α νυµβερ οφ µετηοδσ, ινχλυδινγ διρεχτ τεστιµονψ, χιρχυµσταντιαλ εϖιδενχε
ορ προοφ οφ χυστοδψ. Τηε ρεθυιρεµεντσ φορ αυτηεντιχατινγ α βυσινεσσ ρεχορδ αρε ιδεντιχαλ το τηοσε φορ λαψινγ α φουνδατιον φορ ιτσ αδµισσιβιλιτψ
συχη α ρεχορδ, ανδ τηατ ιτ ωασ µαδε ατ τηε τιµε οφ τηε αχτ δεσχριβεδ ιν τηε ρεπορτ, ορ ωιτηιν α ρεασοναβλε τιµε τηερεαφτερ.
Φαρµερσ Αλλιανχε Μυτυαλ Ινσυρανχε Χοµπανψ ϖ. Ναψλορ, 452 Φ.Συππ.2δ 1167 (∆.Ν.Μ., 2006). Ιν αν ινσυρερσ βρεαχη οφ χοντραχτ αχτιον
αγαινστ αν ινσυρανχε ινϖεστιγατορ, βυσινεσσ ρεχορδσ, ωηιχη νορµαλλψ ωουλδ βε αδµισσιβλε ατ τριαλ υνδερ τηε βυσινεσσ ρεχορδσ εξχεπτιον το τηε
ηεαρσαψ ρυλε, µαψ βε χονσιδερεδ ονλψ ιφ αυτηεντιχατεδ βψ α περσον τηρουγη ωηοµ τηε εξηιβιτσ χουλδ βε αδµιττεδ ιντο εϖιδενχε. Αν ε−µαιλ
Χεντυρψ Ινδεµνιτψ Χο. ϖ. Αερο−Μοτιϖε Χο., 254 Φ.Συππ.2δ 670 (Ω.∆.Μιχη., 2003). Γενεραλλψ, α δοχυµεντ µαψ βε αδµιττεδ ασ α βυσινεσσ
ρεχορδ ιφ: (1) ιτ ωασ µαδε ιν χουρσε οφ α ρεγυλαρλψ χονδυχτεδ βυσινεσσ αχτιϖιτψ, (2) ιτ ωασ κεπτ ιν ρεγυλαρ χουρσε οφ βυσινεσσ, (3) ιτ ωασ τηε
ρεσυλτ οφ α ρεγυλαρ πραχτιχε οφ τηε βυσινεσσ το χρεατε συχη α δοχυµεντ, ανδ (4) ιτ ωασ µαδε βψ α περσον ωιτη κνοωλεδγε οφ τηε τρανσαχτιον ορ
φροµ ινφορµατιον τρανσµιττεδ βψ α περσον ωιτη κνοωλεδγε.
Σηεα ϖ. Κεϖιχ Χορπορατιον, 156 Ιδαηο 540 (Συπρεµε Χουρτ οφ Ιδαηο, 2014). Τηε γενεραλ ρεθυιρεµεντσ φορ τηε αδµισσιον οφ εϖιδενχε
υνδερ τηε βυσινεσσ ρεχορδσ ηεαρσαψ εξχεπτιον αρε τηατ τηε δοχυµεντσ βε προδυχεδ ιν τηε ορδιναρψ χουρσε οφ βυσινεσσ, ατ ορ νεαρ τηε τιµε οφ
τηε συβϕεχτ οχχυρρενχε ανδ νοτ ιν αντιχιπατιον οφ τριαλ. Ρεχορδσ ορ ρεπορτσ σουγητ το βε αδµιττεδ ιντο υνδερ τηε βυσινεσσ ρεχορδσ εξχεπτιον
νεεδ νοτ βε αυτηεντιχατεδ βψ τηε περσον ωηο µαδε τηε ρεχορδσ, βυτ ιτ ισ νεχεσσαρψ τηατ τηε ρεχορδσ βε αυτηεντιχατεδ βψ α περσον ωηο ηασ
χυστοδψ οφ τηε ρεχορδ ασ α ρεγυλαρ παρτ οφ ηισ ορ ηερ ωορκ.
∆ιναρδο Σεασιδε Τοωερ, Λιµιτεδ ς. Σικορσκψ Αιρχραφτ Χορπορατιον, 53 Χονν.Αππ. 10 (Αππελλατε Χουρτ οφ Χοννεχτιχυτ, 2014). Το αδµιτ
χονδιτιονσ: Τηατ τηε ρεχορδ ωασ µαδε ιν τηε ρεγυλαρ χουρσε οφ βυσινεσσ, τηατ ιτ ωασ τηε ρεγυλαρ χουρσε οφ συχη βυσινεσσ το µακε συχη α ρεχορδ,
ανδ τηατ ιτ ωασ µαδε ατ τηε τιµε οφ τηε αχτ δεσχριβεδ ιν τηε ρεπορτ, ορ ωιτηιν α ρεασοναβλε τιµε τηερεαφτερ.
(Β) τηε ρεχορδ ωασ κεπτ ιν τηε χουρσε οφ α ρεγ−
υλαρλψ χονδυχτεδ αχτιϖιτψ οφ α βυσινεσσ,
οργανιζατιον, οχχυπατιον, ορ χαλλινγ,
(Χ) µακινγ τηε ρεχορδ ωασ α ρεγυλαρ πραχτιχε
οφ τηατ αχτιϖιτψ;
(∆) αλλ τηεσε χονδιτιονσ αρε σηοων βψ τηε
τεστιµονψ οφ τηε χυστοδιαν ορ ανοτηερ
τηατ χοµπλιεσ ωιτη Ρυλε 902(11) ορ (12)
ανδ
(Ε) νειτηερ τηε σουρχε οφ ινφορµατιον νορ τηε
µετηοδ ορ χιρχυµστανχεσ οφ πρεπαρατιον
ινδιχατε α λαχκ οφ τρυστωορτηινεσσ.
Τηε ρυλε ισ θυιτε δεταιλεδ ωιτη ρεσπεχτ το τηε φουν−
δατιον ρεθυιρεµεντσ φορ αδµιττινγ α βυσινεσσ ρεχορδ.1
Βυτ ιτ ισ, νεϖερτηελεσσ, ρεχοµµενδεδ τηατ α σιµπλε
To continue reading
Request your trial